Archive for september, 2010
Perfektionist..? Javisst!
”Titta här, Petra, det måste vara det bästa du har sett?!” En av mina kursdeltagare, en man i sina bästa år och i blå skjorta tittar förväntansfullt på mig när han pekar på sin e-post struktur. Han har tjocka, välslipade glasögon och lite rufsigt hår som han otåligt försöker lägga tillrätta med vänsterhanden. Jag tittar på hans långa rad av mappar och blir plötsligt osäker på om han skämtar med mig.
Du har säkert fått höra att det är viktigt att leverera dina uppgifter med kvalitet. Var går gränsen för att leverera kvalitet och utföra en uppgift noggrant till att bli perfektionist och överjobba? Kan det vara en tidstjuv? Både för dig själv och andra?
1906 skapade den italienske ekonomen, Vilfredo Pareto, en matematisk formel som beskrev den orättvisa fördelningen av landets resurser. Han observerade att 20% av italiens befolkning ägde 80% av landets resurser.
Paretos lag, även kallad 80/20 regeln, är ett mycket användbart sätt att tänka för perfektionister. De flesta människor har vissa områden där deras perfektionistiska sida kommer in. Vi tenderar att överarbeta områden vi kan och redan är bra på. De uppgifter vi levererar effektivt tar 20% av vår tid och ger oss 80% resultat. När det tar oss 80% av vår tid att leverera något som bara ger oss 20% resultat bör vi prioritera annorlunda och i stället fokusera på de mer lönsamma arbetsuppgifterna eller kunderna.
”Jodå, den här strukturen har jag jobbat länge med!” säger den rågblonde mannen med enorm stolthet och börjar beskriva sin mappstruktur för mig. Jag tittar tålmodigt och försöker förtvivlat hålla tillbaka ett stort leende. Men inget undgår hans skarpsinne. ”Du ler? Tycker du inte det är bra?” säger han undrande och förvånat. Jag bedyrar att jag förstår att han lagt ner oerhört mycket jobb på detta och påpekar försiktigt att han kanske hellre skulle vilja använda sig av siffror för att markera ordningen på sina mappar och kanske beskriva vad det är i dem, hellre än viktighetsgrad och bråttomgrad?
Jag tror att vi ibland spenderar enormt mycket tid med att försöka skapa den perfekta strukturen eller den perfekta planeringen men till syvende och sist handlar det inte bara om att göra saker rätt. Vi måste också göra rätt saker! Att planera in i minsta detalj eller strukturera ner till minsta smågrus kanske är att lägga fokus på fel saker?
Om det är så att 20% av mina kunder står för 80% av mina intäkter, fokusera på de kunderna. Fokusera på det som tillför mest värde i ditt jobb och i ditt liv.
Nu är det dags att reflektera och veckoplanera för att sedan ägna mig åt familjen, det mest värdefulla jag har. Som Vilfred Pareto skulle ha sagt…
“Buon weekend a tutti”
Petra
”Have no fear of perfection. You’ll never reach it.”
Salvador Dali (1904-1989)
Salvador Dali (1904-1989)
Read Full Post | Make a Comment ( None so far )Stress – när kraven vida överstiger din förmåga
”Hej Petra! Ringer jag olämpligt? Du sa att jag kunde ringa om jag hade någon fråga eller fundering. Jo, det är så att jag har de mest konstiga tankar nu för tiden… du vet… jag börjar undra om det är värt det här…?” den bekymrade chefen suckar djupt och jag hör hur hon byter plats på något under skrivbordet medan hennes stol gnisslar i protest.
Ditt arbete är säkerligen viktigt för dig för att det (ibland) tillfredställer ett behov av att visa att du kan, att du betyder något och att du duger. Men kan det skapa en risk att de krav och förväntningar du har på dig själv blir högre än dina resurser och din förmåga?
Stress” är från början ett engelskt ord och har flera betydelser. I engelska vardagsspråket betyder det snarast ”belastning/påfrestning”. Den svenske stressforskaren Aleksander Perski definierar stress som en obalans mellan omgivningens krav och den enskildes resurser. Det som är stressande för en person inte behöver vara det för en annan.
Aaron Antonovsky, medicinsk sociolog, hävdade senare att individens känsla av sammanhang i tillvaron avgör vilka konsekvenser stressande händelser får för henne eller honom.
”Det känns som att jag har tusen saker i huvudet och jag får bara inte ihop det. När jag har räknat upp dem för mig själv och tänker att – bra, nu vet jag vad jag ska fokusera på – så räcker det med att jag kommer hem och får veta att min dotter ska ha med sig matsäck till utflykten i skolan, så faller hela min lista ihop…” Chefen suckar hjälplöst i telefonen och tar ett djupt andetag. Jag tänker att det är nog det första djupa andetaget hon tar den här dagen. Hon fortsätter tyst som om hon pratade mest för sig själv. ”Det här finns det väl ingen lösning på…? Jag menar, så här är det ju för alla… eller..?”
Att ha obalans ibland är en sak, men när det blir norm och normalt… då är risken för negativa konsekvenser stor. Fråga dig själv om det är så här du vill ha det? Är det värt det? Om inte, vilket är det värsta området som skulle ge dig störst vinst och förändring om du ändrade på? Fundera på hur kan du hålla jämna steg med din karriär och ändå finna tid att göra vad du behöver göra hemma, umgås med familjen, njuta av något slags socialt liv och helt enkelt koppla av. Utan risk för att dina personliga relationer, din utveckling som person, ditt förnuft och till och med ditt liv blir satt på spel.
Planera realistiskt
Ju mer du försöker jonglera med dina arbetsuppgifter, desto viktigare är det att göra en bra plan för att hålla ihop alla dina 24 timmar per dygn. Lägg till marginaler, förberedelser, efterarbete, pauser och avbrott. Tiden med familj, vänner och din egen tid ska vara lika respekterad som den tid du tillbringar på jobbet.
Rensa och strukturera
Det finns roligare saker än att arbeta på kvällar och helger bara för att du inte fått gjort det du tänkt dig på arbetstid. Strukturera upp din tid i förhållande till dina viktigaste arbetsuppgifter. Strukturera upp den information du behöver, så att du hittar den enkelt när du ska ha den (gör dig av med det du inte behöver, vi går tillbaka till ca 5% av det vi sparar…)
Gör det Nu
Det finns ingen tid som det är så enkelt att avsluta något som när du precis är mitt upp i något. Läs tidigare blogg om förhalning. https://petrabrask.wordpress.com/2010/02/11/skjut-inte-upp-till-morgondagen/
Fri i ditt sinne
Istället för att ha en hemsk lista som du går igenom i dina tankar om och om igen… Skriv ner det på ett och samma ställe där du vet att det finns, så slipper du spendera tid på att oroa dig för att glömma bort saker. Bocka av listan efter hand och bli mentalt stärkt av att se delmål uppnås och hur listan minskar.
Det känns inte perfekt – det är OK
Jag har deltagare som sätter av en viss tid för att göra ett jobb, t ex en timme. Även om jobbet skulle kunna förbättras efter den utsatta tiden, så avslutar de uppgiften. Genom att göra jobbet på utsatt tid minskar du stressen för både dig och andra som väntar på leverans.
Konferensen i solen på Malta förra helgen, med många härliga deltagare, goda skratt och segling i Medelhavet gjorde susen för själen och jag känner mig redo för höstens äventyr. Ser ändå fram emot att avsluta fredagen med min veckoplanering och gå hem och mysa med familjen.
En trevlig helg önskar jag dig,
Petra
”När allt är sagt och gjort leder alla vägar till samma mål. Då spelar det mindre roll vilken väg du tar, det viktiga är hur du tar den.”
Read Full Post | Make a Comment ( None so far )Framgångsrika företag
”De företag som det går bra för är de som uppnår resultat tillsammans, det är de som gläds åt det som fungerar, åt det som går bra. Men det finns en sak till som är oerhört viktigt för att bli ett framgångsrikt företag. Vad kan det vara?”
VDn på företaget som jag rest med på konferens till Malta den här veckan tittar erfaret ut över alla sin medarbetare när han inleder dagen med att förankra den verksamhetsplan de tagit fram tillsammans.
Det regnade kopiöst och var 10 grader ”varmt” när jag åkte till Arlanda imorse. I solen och den 26-gradiga värmen känns det nästan avlägset när jag sitter på hotellets terrass och tittar ut över medelhavsviken. Det är rast. Kaffet och sockerkakan slinker ledigt ner medan jag funderar på dagens tema ”Team Utveckling”. Idag får jag bara lyssna. Imorgon är det min tur att prata om ”Team Effektivitet”. En hel dag är de mina och jag ska göra mitt bästa för att hjälpa dem att skapa en effektiv och framgångsrik företagskultur.
”Att bli sedd, hörd, känna sig delaktig och respekterad är en rättighet som vi ger våra kunder och varandra. Och för att bli ett framgångsrikt företag är det oerhört viktigt att våra grundläggande värderingar stämmer överens.”
VDn trollbinder sina medarbetare när han fortsätter beskriva verksamhetens historia, nuläge och framtid. Jag gillar honom. Han är äkta, menar vad han säger och håller vad han lovar. Med en sådan ledare kan det bara gå bra för företaget. Och det gör det.
Hur bra det går för mig imorgon, får du veta nästa vecka.
Mycket sol skickar jag hem till dig och har du inte varit på Malta, så kan jag varmt rekommendera det.
Trevlig helg,
Petra
”Vänlighet är den gyllene kedja av vilken samhället hålls ihop.”
Johann Wolfgang von Goethe (1749-1832)
Balans i livet
”Moi, Petra!” Den finska kvinnliga deltagaren fullkomligt svävar in i konferensrummet på steg 4 och hälsar glatt på mig. Jag tittar stumt på henne och inser att det var helt onödigt att tända lamporna, hon ensam lyser upp hela rummet.
Den här veckan hörde Maria André, journalist på tidningen Chef, av sig för att skriva en artikel om hur du slipper ”Jobba hemma”-träsket. Om du upplever att du jobbar på kvällarna eller ringer jobbsamtal mitt i middagen, kan du få tips på hur du undviker att familj och jobb ständigt krockar. Klicka på länken:
http://www.chef.se/dynamisk/index.php/index/artikel/sa-slipper-du-jobba-hemma-traesket/
På planet till Finland läser jag i Aftonbladet att weekend-resor har blivit en stor affärsidé. Enligt deras reseredaktör har vi gott om pengar, men ont om tid.
Är det så att små turer till storstäder i Europa känns uppnåbart med den agenda vi lever med idag? Det låter ju visserligen trevligt, men kan det vara så att privatlivet och dina drömmar sätts på väntelistan?
Tills du får tid?
När får du den då?
Vid ett seminarie jag höll tillsammans med en kollega för några år sedan kom frågan upp om varför vi går och bär på en massa drömmar som vi inte förverkligar?
Det var 46 deltagare på seminariet och jag och min kollega skrev upp allas oförverkligade drömmar framme på tavlan. Det var allt från att
- Dansa tango i Argentina
- Skriva en bok
- Skriva en låt till melodifestivalen
- Tågluffa i Kina
- Sjunga och spela teater
Sedan gick vi igenom dröm för dröm och bad de 46 deltagarna att räcka upp handen om de hade förverkligat det som, för någon annan, var en ouppnåelig dröm.
Med väldigt lite hopp, frågade jag: ”Är det någon som har dansat tango i Argentina?” och så log jag lite ursäktande, för det var det ju förstås inte… men, så såg jag en liten hand från en späd, ljus varelse i änglalikt hår och mjukt leende. ”Det har jag.” hennes ögon glittrade och hon vände sig till deltagaren som hade det som sin dröm. ”…och jag rekommenderar det varmt.” sen tystnade hon och fick ett hemlighetsfullt leende på läpparna.
Jag var stum och tog nästa dröm ”Skriva en bok. Har någon…?” Jodå, en rödlockig dam med blå ögon viftar hurtigt med handen. ”Låt till melodifestivalen..?” En herre i beige kavaj med långa vackra pianohänder ställer sig upp och bugar tjusigt.
En värme sprider sig i rummet och någon börjar spontant busvissla.
En efter en går vi igenom dröm efter dröm och jag inser förstummad att varenda dröm är uppnådd. 46 drömmar och 46 personer som har uppnått dem.
Vad lärde vi oss av det?
Att det är fullt möjligt att uppnå det som du tycker är omöjligt…
För någon i världen har redan klassat det som fullt möjligt.
Marja, min självlysande deltagare i Finland, var så lycklig att hon var sprickfärdig och strålade som en halogenlampa. ”Jag och min man åkte till Hawaii på semestern och gissa vad? Vi har gift oss! Där på stranden, barfota och i solnedgången sa vi ja till varandra.”
Hon visar de mest fantastiska bilder på hela ceremonin och den romantiska bungalow de bott i. ”Wedding planner är big business på Hawaii och vi köpte en hel paketlösning med bröllop, fotografering, hula-hula kransar, champagne och middag.”
Jag anar att jag har en dröm att ta tag i… inte som bröllopsplanerare… men kanske gifta mig..? Jag inser att det finns en hake… det är praktiskt att vara två om den drömmen… Men, kunde Marja, så kan väl jag..?
En underbar helg önskar jag dig och gott om tid för dina drömmar. Det ger dig energi att ha något härligt att se fram emot.
Aloha,
Petra
”Det är inte farligt att jobba för mycket, men det är en hälsorisk att vila för lite.”
Link to our English blog:
http://time4petrabrask.wordpress.com/2010/09/09/time-to-live/
Read Full Post | Make a Comment ( None so far )Supermänniska = inte du
Den kvinnliga mellanchefen som ringt mig suckar bekymrat och jag hör hur hennes stol gnisslar i protest när hon uppgivet lutar sig tillbaka. ”Jag tänkte att det skulle bli bättre, nu när jag kom tillbaka från semestern… och har fått vila… att det liksom skulle vara borta då… men det känns som att jag har legat vaken hela natten och tänkt på jobbet…”
Tankar på jobbet verkar ta mer av vår tid än någonsin. I USA jobbar den genomsnittlige arbetaren 55 timmar i veckan. I Europa har korta arbetsveckor länge varit normen, på pappret… men e-post, SMS, mobiltelefoner och uppkoppling till jobbet hemma och på semestern håller oss bundna till kontoret även när vi tekniskt inte borde vara ”i tjänst”.
”…Efter bara tre veckor känner jag så dåligt samvete över att inte räcka till vare sig hemma eller på jobbet… och det känns som att jag inte bidrar…eller att jag inte får uppskattning för det jag gör…” tonen blir tvekande, långsam, hon tänker, sen säger hon på sin mjuka norrländska ”Jag vet att jag aldrig kan bli som min chef, så duktig, så omtyckt, och min kollega som är så bra på allt och jobbar jämt, men.. Jag vet inte, Petra, jag vill bara känna att jag gör ett bra jobb. Är det så konstigt?”
Nej, det är inte så konstigt. Det konstiga är definitionen på ett bra jobb… att din definition handlar om en jämförelse med andra… och att du alltid kommer till korta då.
Han är så bra på det, och hon jobbar si och så, Janne sa så bra saker sist och Anna är så bra på att sammanfatta. I dina tankar räknar du upp vad varje människa en och en är så bra på och lägger ihop det och får summan supermänniska = inte du, långt ifrån du.
Det finns säkert en eller flera saker som du också är bra på. Är jag övertydlig om jag säger att det blir en orättvis jämförelse med andras sammanlagda begåvningar? En högst orättfärdig bedömning av dig själv och din egen förmåga. Inte ens Moder Teresa hade klarat det.
Jag brukar be mina deltagare ge exempel på när de haft en bra vecka på jobbet och hemma samt tips på hur de kan skapa det oftare (det finns en enorm kraft i att komma fram till det själv). Nedan är några av deras svar tillsammans med mina erfarenheter, som jag hoppas kan inspirera dig till att skapa en sund inställning till dig själv och din egen insats:
1. Din inställning
Oavsett hur mycket du älskar ditt jobb, oavsett hur stor en del av ditt liv du är beredd att låta det ta, så är det i slutändan du som måste kunna ”stänga av” och välja att njuta av din fritid. Din hjärna är inte gjord för att vara ”uppkopplad” hela tiden.
2. Lär dig att säga ”Nej”
Om du har problem med att hänga med i allt som händer i ditt liv, kan det kanske vara så att du har lovat bort mer tid än du har? Dubbelkolla med din kalender innan du svarar.
3. Njut av fri tid.
Ibland kan vi bli stressande med alla inbokningar och att göra-listor, så till den grad att vi slutar planera och göra listor (ironiskt men tyvärr alltför vanligt…). Se till att också ha en helt listfri dag och njut av att bara ta saker som de kommer.
4. Håll kommunikationen öppen
Låt dina nära veta vad som händer i ditt arbetsliv när det blir hektiskt, så att du öppnar upp för förståelse. Men håll öron och ögon öppna för vad de säger också. Om din partner, dina vänner eller dina barn börja klaga – eller säga rakt ut att du arbetar för mycket – lyssna på dem. De är vanligtvis bättre på att läsa dig än vad du själv är…
5. Var ärlig mot dig själv
Detta är det svåraste, men också den mest nödvändiga. Under din veckoreflektion bör du fråga dig själv ”Är det så här jag vill ha det?” Och följa upp genom att gå igenom hur du lyckas skapa balans i dina 24 timmar per dygn. Var ärlig – det här är ditt liv vi pratar om.
”Det var skönt att få hjälp att bena ut det här.” Jag hör hur hon, äntligen… släpper ut en lättnadens suck… efter en halvtimmes samtal… den tid det tog för henne själv att inse att hon varit sin egen största energitjuv (och tidstjuv). ”Det är som att min hjärna är den värsta terroristen. När jag blir stressad upprepar jag negativa saker och klankar ner på mig själv, när allt jag vill och behöver är uppmuntran och höra att jag gör ett bra jobb.”
Tänk om vi inte kan sitta och vänta på att chefen, kollegan eller partnern ska vakna upp ur sin dvala och ge oss den bekräftelse vi behöver. Tänk om det är enklare än så? Hur skulle det kännas att ha den kraften själv?
Det är en härlig känsla att du med en enkel uppskattning kan tysta ner någon annans terrorist och tro mig, vi lever alla med varsin ibland…
En underbar givande helg med mycket uppskattning önskar jag dig,
Petra
”Det kan vara lättare att ge än att få och ger du mycket så får du mycket.”
And in English:
http://time4petrabrask.wordpress.com/
Petra Brask & Partner's blogg 